Le imprese italiane, PMI incluse, stanno andando sempre più verso una completa digitalizzazione dell’ambiente di lavoro. I vantaggi sono sotto gli occhi di tutti: con investimenti contenuti è possibile semplificare il lavoro amministrativo e burocratico, ridurre drasticamente lo spazio destinato all’archivio cartaceo, interfacciarsi correttamente con le pubbliche amministrazioni e aziende a livello europeo.
Il primo passo da compiere riguarda sicuramente la digitalizzazione della sottoscrizione di documenti e contratti. In un sol colpo si riuscirà a risparmiare tempo prezioso, risultare più attivi, collaborare correttamente con il resto del team e – soprattutto – non avere problemi dal punto di vista legale e amministrativo. Vediamo allora cos’è la firma digitale, cos’è la firma elettronica, quanti tipi ne esistono e come ottenerla velocemente.
Con la Firma Elettronica Semplice si potranno sottoscrivere documenti facendo semplicemente swipe con il dito. Non si dovrà far altro che inviare una richiesta di firma al proprio cliente: in pochi minuti la copia del contratto o del preventivo ritornerà regolarmente firmata.
In caso ci sia bisogno di più sicurezza, invece, è possibile optare per la Firma Elettronica con codice OTP. La procedura rimane identica ma sul proprio cellulare arriverà un codice monouso con cui validare la propria firma, che sarà più sicura e inattaccabile.
Questi metodi sono sicuri e affidabili, soprattutto per i documenti di ordinaria amministrazione. Volendo, però, avere maggiore cautela – in particolar modo per atti sensibili o molto importanti – è bene optare per la Firma Elettronica Avanzata. Questo strumento digitale prevede la massima sicurezza possibile, in quanto prima di certificare il proprio assenso, bisognerà verificare prima il documento d’identità. In altre parole si sarà sicuri che la firma è originale.
Quarto e ultimo tipo di Firma Elettronica è la Qualificata. In questo caso la verifica dell’identità è faccia a faccia: ciò significa che verrà riconosciuta inequivocabilmente la persona che firma (tramite ID biometrico) prima di procedere alla sottoscrizione.
L’Unione Europea lavora sempre più per unificare le pratiche di firma e autenticazione in tutti gli Stati Membri. Iniziare a munirsi di strumenti ad hoc già da ora è importantissimo. Yousign, azienda che offre i servizi prima menzionati, è già in grado di garantire massima compatibilità con gli standard eIDAS (Regolamento UE 910/2014) e GDPR (Regolamento UE 679/2016).
Firmare in pochi click è quindi possibile. Le alternative tecniche sono diverse, Yousign offre – per farsi un’idea – una comoda e sicura app, scaricabile su ogni dispositivo, o – per aziende più grandi che contano diversi dipendenti con potere di firma – un’API compatibile con gestionali o altri strumenti di lavoro.
Secondo un recente studio, in conclusione, il tasso di conversione nella vendita di prodotti e servizi aumenta del 45% grazie all’adozione della firma elettronica: perchè non adeguarsi subito?